Definir proceso y objetivo
Delimitar el proceso, el problema a resolver y los indicadores que permitan conocer la situación inicial y medir la mejora.
Lean Healthcare: mejora de procesos, capacidad y tiempos de espera en sanidad
Aplicamos Lean Management a procesos asistenciales y de soporte para reducir esperas, mejorar el flujo de pacientes y aprovechar mejor la capacidad disponible.
Experiencia Lean en organizaciones sanitarias
Hemos trabajado en proyectos de mejora y formación Lean en organizaciones sanitarias y hospitales públicos y privados, y también con laboratorios, analizando procesos asistenciales y de soporte para reducir listas de espera, mejorar el flujo, aumentar la capacidad disponible y facilitar una gestión más estable de los procesos.
¿Qué puede mejorar Lean Healthcare en una organización sanitaria?
Lean Healthcare permite actuar sobre los problemas que condicionan el flujo, la capacidad y los tiempos de atención de pacientes.
En una organización sanitaria, los problemas de flujo suelen traducirse en esperas, acumulación de pacientes o trabajo, sobrecarga en determinados puntos, capacidad desaprovechada, errores, reprocesos y dificultades de coordinación entre profesionales y servicios. Lean Healthcare permite analizar estas situaciones desde el proceso completo, identificar sus causas y orientar la mejora hacia un funcionamiento más fluido y estable.
- Tiempos de espera elevados para pacientes o profesionales.
- Cuellos de botella y acumulaciones en determinados puestos.
- Largas listas de espera.
- Pérdidas de capacidad en quirófanos, consultas, pruebas diagnósticas u otros recursos asistenciales.
- Capacidad asistencial desaprovechada por desequilibrios en el flujo.
- Errores, incidencias y reprocesos.
- Movimientos y traslados innecesarios.
- Problemas de coordinación entre servicios y profesionales.
- Variabilidad en la forma de trabajar.
- Procesos administrativos o de soporte que retrasan la atención.
¿Cómo se aplica Lean en sanidad?
La aplicación de Lean en sanidad parte del análisis del proceso completo, desde que se genera una necesidad asistencial hasta que se presta el servicio y se completa el flujo del paciente, la información o los materiales. El objetivo es distinguir qué actividades aportan valor, cuáles generan esperas o reprocesos y dónde se producen interrupciones que afectan a la capacidad y al tiempo de respuesta.
Analizar el flujo actual
Representar cómo funciona el proceso e identificar esperas, interrupciones, reprocesos, movimientos, acumulaciones y actividades que no aportan valor.
Analizar demanda y programación
Estudiar cómo llegan los pacientes y cómo se programa la actividad para detectar acumulaciones y reducir listas de espera.
Diseñar el funcionamiento futuro
Definir un funcionamiento que reduzca esperas y variabilidad, mejore la coordinación, nivele la actividad y aproveche mejor la capacidad disponible.
Implantar, medir y consolidar
Implantar las mejoras, medir su efecto, corregir desviaciones y establecer estándares que permitan mantener los resultados y seguir mejorando.
¿Qué procesos sanitarios pueden mejorarse con Lean Healthcare?
Lean Healthcare puede aplicarse tanto a procesos asistenciales como a pruebas diagnósticas, procesos de soporte y gestión. La mejora suele requerir analizar no solo cada actividad de forma aislada, sino también las relaciones entre servicios, los flujos de pacientes, información, muestras o equipos, y la forma en que se programa la actividad.
Procesos asistenciales
- Urgencias
- Consultas externas
- Hospitalización
- Bloque quirúrgico
Pruebas diagnósticas
- Radiodiagnóstico
- Laboratorio
- Anatomía patológica
- Pruebas funcionales
Logística y soporte clínico
- Farmacia
- Aprovisionamiento clínico
- Esterilización
- Transporte interno
- Gestión de inventario
Procesos administrativos y de gestión
- Admisión y citación
- Compras
- Gestión de personal
- Facturación
Oficina Kaizen: Desarrollar capacidad interna para mantener la mejora
Cuando la organización quiere extender eficazmente Lean Healthcare a toda la organización, puede ser útil crear una Oficina Kaizen o estructura interna de mejora que coordine proyectos, forme y acompañe a los equipos, facilite estándares de trabajo y dé seguimiento a los resultados.
En Escuela de Lean Management ayudamos a las organizaciones sanitarias a diseñar, poner en marcha y dar soporte a estas estructuras internas de mejora, por medio de proyectos de consultoría Lean en los que adaptamos su función, organización y forma de trabajo al nivel de desarrollo de cada organización.
Despilfarros en sanidad: actividades que no aportan valor al paciente
En un proceso sanitario no todo el tiempo empleado aporta valor al paciente. La consulta, una prueba diagnóstica, la administración de un tratamiento o el seguimiento clínico forman parte de la atención que el paciente necesita. Sin embargo, entre estas actividades pueden aparecer esperas, traslados, movimientos innecesarios, reprocesos, acumulaciones o demoras en la información que alargan el proceso sin mejorar el resultado asistencial.
Lean Healthcare denomina despilfarros a estas actividades que consumen tiempo o recursos sin aportar valor. Identificarlas permite actuar sobre una parte del proceso que, en muchos casos, puede mejorarse sin modificar la actividad clínica que sí aporta valor al paciente.
En sanidad, estos despilfarros pueden aparecer, por ejemplo, como:
- esperas de pacientes, profesionales, pruebas o resultados;
- movimientos y desplazamientos innecesarios;
- traslados evitables de pacientes, muestras o materiales;
- reprocesos derivados de errores o información incompleta;
- inventarios superiores a los necesarios;
- sobreprocesamiento o tareas administrativas que no aportan valor;
- actividades realizadas antes o después de que sean necesarias.
Reducir el tiempo total del proceso en Lean Healthcare
Medir cuánto valor aporta realmente un proceso sanitario
La forma de analizar, en Lean Healthcare, la eficiencia de un proceso, es comparar el tiempo dedicado a actividades que aportan valor con el tiempo total que transcurre desde su inicio hasta su finalización.
Esta relación puede expresarse mediante el Coeficiente de Eficiencia del Proceso (CEP): cuanto menor sea la proporción de tiempo que aporta valor respecto al tiempo total, mayor será el margen potencial para actuar sobre esperas, interrupciones y otras actividades que alargan el proceso.
Esta perspectiva ayuda a desplazar el foco desde la duración de cada tarea aislada hacia el comportamiento del proceso completo. Una actividad clínica puede estar bien ejecutada y ser eficiente en sí misma, mientras el paciente permanece gran parte del tiempo esperando entre etapas.
¿Qué valores puede alcanzar el CEP en sanidad?
Los valores pueden variar considerablemente según el tipo de proceso.
A partir de mediciones realizadas en proyectos de mejora desarrollados por Escuela de Lean Management, hemos encontrado de forma orientativa situaciones en las que el CEP se sitúa alrededor del 1 % e incluso del 0,1 %. Es decir, por cada 100 o 1.000 minutos de tiempo total de proceso, únicamente un minuto corresponde a actividades que aportan valor directamente al paciente.
A mayor CEP, mayor proporción del tiempo total del proceso dedicada a actividades que aportan valor al paciente.
En procesos diseñados para responder con mayor rapidez, como las urgencias hospitalarias, hemos observado valores iniciales sensiblemente superiores, en algunos casos en el entorno del 25–35 %.
Estos valores no deben interpretarse como referencias aplicables a cualquier organización sanitaria. El CEP depende del proceso analizado, de la situación de partida y de la configuración de las instalaciones.
Nota: valores orientativos basados en mediciones realizadas en proyectos de mejora desarrollados por Escuela de Lean Management.
Experiencias reales de aplicación de Lean en sanidad
Responsables de organizaciones sanitarias con varios años de experiencia aplicando Lean comparten en este webinar sus aprendizajes, dificultades y resultados, y contrastan distintas formas de abordar la mejora de procesos mediante Lean en sanidad.
Formación Lean Healthcare para profesionales y organizaciones sanitarias
La formación en Lean Healthcare permite conocer y aplicar los principios de mejora de procesos al entorno sanitario, trabajando sobre problemas reales como esperas, variabilidad, falta de coordinación, uso de la capacidad o actividades que no aportan valor.
Según las necesidades de cada organización, la formación puede abordarse de distintas formas:
- Curso Lean Healthcare online, para adquirir una base metodológica de forma flexible y autónoma, con tutor.
- Formación Lean in company, para trabajar los contenidos sobre procesos y situaciones concretas de la organización.
- Programas Corporativos Lean, para desarrollar capacidades internas de mejora de forma más amplia y sostenida en el tiempo.
Preguntas frecuentes sobre Lean Healthcare
Lean Healthcare es la aplicación de los principios y herramientas de Lean Management a organizaciones y procesos sanitarios. Permite analizar cómo fluye la atención, identificar esperas y actividades que no aportan valor, mejorar la coordinación y utilizar mejor la capacidad disponible, manteniendo el foco en las necesidades del paciente.
Puede aplicarse a procesos asistenciales como urgencias, consultas externas, hospitalización o bloque quirúrgico; a pruebas diagnósticas como laboratorio o radiodiagnóstico; y también a farmacia, esterilización, logística, admisión, citación, compras, gestión de personal, facturación y otros procesos de soporte.
La lista de espera no depende únicamente del volumen de recursos disponibles. Es necesario analizar la demanda, la capacidad real, la forma de programar la actividad, los tamaños de lote, los cuellos de botella y las interrupciones del flujo. Actuar sobre estos factores puede reducir acumulaciones y mejorar el tiempo de respuesta del proceso.
No necesariamente. Antes de incorporar nuevos recursos conviene analizar cómo se utiliza la capacidad existente. Esperas entre etapas, desequilibrios de carga, reprocesos, programación inadecuada, variabilidad o falta de coordinación pueden reducir la capacidad efectiva de un servicio. Mejorar estos factores puede permitir atender más actividad con los mismos recursos disponibles.
Una actividad puede realizarse de forma eficiente y, sin embargo, el proceso completo seguir generando largas esperas. Lean analiza el recorrido de principio a fin y las relaciones entre sus distintas etapas. Esto permite detectar problemas que no son visibles cuando cada servicio optimiza únicamente su propia actividad.
Es recomendable comenzar por un proceso concreto con un problema relevante y medible, delimitar su alcance y formar un equipo con profesionales que conozcan su funcionamiento real. A partir de ahí se analiza la situación actual, se identifican las causas de los problemas, se diseña una situación futura y se implantan y miden las acciones de mejora.
Una Oficina Kaizen es una estructura interna encargada de facilitar y coordinar la mejora continua en la organización. Puede apoyar la selección y seguimiento de proyectos, formar y acompañar a los equipos, desarrollar estándares y metodologías comunes y ayudar a extender las mejoras entre servicios. Su función no es realizar la mejora en lugar de los profesionales, sino desarrollar capacidad interna y facilitar que los equipos puedan mejorar sus propios procesos de forma sistemática. Escuela de Lean Management puede acompañar tanto su puesta en marcha como su desarrollo y soporte posterior.
¿Quieres mejorar procesos de tu organización sanitaria?
Podemos ayudarte a analizar un proceso concreto, identificar las causas de las esperas, los problemas de flujo o la pérdida de capacidad y definir un plan de mejora adaptado a vuestra organización.