Método de las 5s y la Gestión Visual

Recientemente, en una sesión de formación LEAN a los operarios de una empresa, les estaba explicando la metodología de las 5s proyectando una foto de una línea de montaje que, dado su perfecto estado de orden y limpieza, parecía otra cosa y no una fábrica. Como se suele decir, “se podía comer en el suelo”. Uno de los participantes interrumpió para decir: “Yo no tengo tiempo para mantener limpio mi puesto de trabajo”. Le pregunté: “¿Piensa usted que a los operarios de la foto les sobra el tiempo? ¿O quizás sea precisamente por eso, porque no tienen tiempo que perder, por lo que mantienen así de limpio y ordenado su puesto?”.

En ocasiones nos encontramos con espacios físicos de trabajo muy saturados, en donde conviven, por ejemplo, equipos, archivos de documentos, estanterías con material obsoleto o que se utiliza poco, con gran cantidad de materiales, herramientas, productos en proceso o materias primas.

La falta de clasificación, orden y limpieza ocasiona pérdidas de eficacia. ¿Se imagina alguien al equipo de mecánicos que interviene en las paradas de la Fórmula 1 consiguiendo esos reducidos tiempos de cambio sin un orden perfecto y sin un espacio de trabajo limpio?

La metodología de las 5s es una sencilla técnica ideada para mantener el puesto de trabajo organizado, limpio y seguro y, como consecuencia, eficiente. Su nombre se debe a la letra por la que empieza, en japonés, cada una de las 5 disciplinas que contempla:

• SEIRI (separar): Identificar y separar los materiales estrictamente necesarios para cada operación, y retirar del puesto de trabajo los no necesarios. Se clasifican los que se pueden utilizar en función de su frecuencia de uso, según sea diaria, semanal o mensual.
• SEITON (organizar): Colocar los equipos y materiales según el sentido del flujo de trabajo, de forma que sean intuitiva y fácilmente localizables. De este modo se eliminan pérdidas por movimientos, búsquedas, esperas o transportes.
• SEISO (limpiar): Identificar y eliminar las fuentes de suciedad, y establecer los métodos, materiales, frecuencias y niveles de limpieza. La limpieza ayuda en la prevención de accidentes y a crear un puesto de trabajo ergonómico donde la persona se encuentre más a gusto.
• SEIKETSU (estandarizar): Estandarizar las actuaciones para mantener el puesto de trabajo limpio y ordenado, preferiblemente mediante control visual. Establecer elementos visuales que permitan distinguir fácilmente y de forma inmediata una situación normal de una anormal, como la ausencia o falta de disponibilidad de un determinado material en el lugar establecido, o la presencia de una anormal cantidad de trabajo, por ejemplo, colas de personas excesivamente largas.
• SHITSUKE (generar disciplina y hábito): Establecer normas para mantener y verificar periódicamente el nivel de orden. Dotar a los equipos de los recursos necesarios para que se pueda mantener la organización de los puestos de trabajo.

La Gestión Visual de un proceso o de un puesto de trabajo pretende que cualquier persona pueda interpretar rápidamente el estado en el que se encuentra el trabajo, o el puesto, respecto a lo planificado (áreas más cargadas, procesos más cargados, estado de los trabajos en curso,…). La gestión visual implica:

• Eliminar lo que no se necesita.
• Clasificar y ordenar: un sitio para cada cosa y cada cosa en su sitio.
• Puestos de trabajo limpios y con estándares de limpieza claros y definidos.
• Estados de los procesos visibles de una forma rápida y sencilla.
• Situaciones fuera de lo previsto rápidamente identificadas y gestionadas.
• Eficiencia y progreso también visibles rápidamente.
• Entorno de trabajo seguro.

La gestión visual se consigue con sistemas de colores, señales verticales y horizontales, tableros informativos, luces, etc. Por ejemplo, los sistemas Andon indican mediante luces de colores el estado de los equipos y procesos de fabricación. Los Andon ayudan a los profesionales proporcionándoles rápidamente la información que necesitan para gestionar el proceso.

La gestión visual en un puesto de trabajo debe permitir:

1. Distinguir rápidamente entre lo que es normal y lo que no lo es.
2. Disponer de señales de niveles mostrando el mínimo y/o el máximo de los materiales en los puestos de trabajo y en los almacenes.
3. Disponer de estanterías ergonómicas para materiales y equipos muy usados.
4. Señalar el perímetro de almacenaje destinado para las herramientas y materiales.
5. Identificar áreas de material defectuoso.
6. Disponer los procedimientos del proceso en los puestos de trabajo.

La característica común de los puestos de trabajo de las organizaciones que planifican y gestionan los trabajos en lotes, ya sea una fábrica o una empresa de servicios (lotes de productos, lotes de expedientes, lotes de proyectos,…), es la existencia de significativas cantidades de material en el puesto, en ocasiones con falta de clasificación y con ausencia de orden y limpieza.

Por el contrario, en un entorno de producción “lean” o de prestación de servicios de forma ajustada, los materiales y herramientas están identificados y los espacios marcados para señalar el lugar dispuesto para cada cosa. El profesional dispone de la información necesaria para gestionar su trabajo, debiendo avisar al jefe de su equipo en el caso de necesitar ayuda, o de haber identificado defectos críticos que estén más allá de su capacidad de autocontrol, evitando que el producto pase a la siguiente etapa del proceso y corrigiendo la situación lo antes posible.