Lean en Oficinas y Procesos Administrativos

Algunas personas y empresas se refieren con la denominación Lean Office a la técnica Lean aplicada a procesos de administrativos o de oficinas.

Como ocurre en otros sectores, la aplicabilidad de las diferentes técnicas Lean depende de las necesidades de cada momento y organización más que del sector de actividad.

Por ejemplo, el concepto de flujo y de trabajo en lotes es de toital aplicación a la actividad de oficina. La organización personal del trabajo en lotes ocasiona esperas y aumenta el tiempo de proceso: acumular facturas para firmarlas o llevarlas todas a la vez, acumular expedientes para archivarlos todos a la vez, son actividades comunes que aumentan el tiempo y reducen la eficiencia del proceso global.

Los conceptos relativos a inventario también pueden ser aplicables, como en situaciones de acumulación de trabajos intermedios o de archivo.

También la gestión visual ayuda a conocer el estado de trabajo o del proceso en oficinas cuando intervengan varias personas o departamentos: cúal es la cantidad de envíos pendientes, o de documentos pendientes de archivo, o cuál es la programación y distribución de trabajos para, por ejemplo, el pago de impuestos o de facturas a proveedores.

Las células de trabajo también son de aplicación al trabajo de oficina. Supongamos que hay que imprimir, doblar, ensobrar, etiquetar y enviar una gran cantidad de documentos. En lugar de que cada persona se ocupe de una tarea, organizando el trabajo por lotes (uno imprime todo a la vez, luego pasa el trabajo al que dobla, cuando este termina lo pasa al que ensobra, y así sucesivamente), podría organizarse una célula de trabajo con flujo de un sólo documento: una vez ha sido impreso el primero, pasa a la siguiente persona para que lo doble, y ésta a la siguiente para que lo ensobre. De esta forma, el trabajo, aunque no lo parezca, se terminará mucho antes.

También es importante el concepto de cliente interno: no nos esmeremos en hacer informes muy estéticos y con mucho contenido si el compañero, o nuestro jefe, al que se lo vamos a enviar, sólo le interesa una parte del contenido y no tanto la estética. Lo importante es preguntar al cliente para saber qué es realmente lo que necesita y le añade valor, para dejar nosotros de invertir tiempo en tareas que no lo añaden.

Beneficios

  • Aumento de la capacidad y de la eficiencia
  • Reducción de los plazos de entrega y de la fiabilidad
  • Reducción de esperas
  • Reducción de la necesidad de espacio