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Simplificación de Procesos en la Administración Pública

  • Análisis, Simplificación y Mejora de procesos
  • Aumento del Valor añadido a la ciudadanía
  • Distribución equlibrada de las cargas de trabajo
  • Disminución del estrés
  • Reducción de los tiempos de atención y de proceso
  • Estabilización de procesos

Lean en la Administración Pública

Historias de éxito contadas por sus protagonistas:

Los procesos de la Administración Pública también pueden beneficiarse de las ventajas de la metodología y la identificación de los despilfarros. Esperar, ir de un sitio a otro, hacer colas, sufrir retrasos o pérdidas, son situaciones que ocurren como consecuencia de la compleja organización de algunos procesos de la actividad pública.

Resulta difícil responder satisfactoriamente a una demanda variable con unos procesos y una organización fijos, no flexibles. La metodología Lean facilita la simplificación de los procesos, reduce la necesidad de burocracia y favorece, mediante sus herramientas, la eliminación de despilfarros, de manera que, con los mismos recursos, organizados de un modo más eficiente, se puede:

  • mejorar la satisfacción de la ciudadanía, la agilidad y la calidad de la atención.
  • aumentar la capacidad de los procesos y mejorar su flexibilidad para atender las variaciones de la demanda, disminuyendo plazos, tiempos de espera o colas.

La metodología dispone de herramientas que permiten, a los profesionales de la administración pública, identificar los cuellos de botella.

Un ejemplo de aplicación es el de la Unidad de Administración y Servicios de la Facultad de Geografía e Historia de la Universidad de Sevilla. Esta Unidad es la encargada, entre otras responsabilidades, de gestionar los procesos de la Secretaría de la Facultad: matriculaciones, traslados, expedientes académicos, cursos, etc.

En el video que figura en esta misma página, el Administrador de la Unidad cuenta personalmente y con detalle la experiencia: cómo ha aumentado la productividad, cómo se ha introducido la gestión visual, cómo ésta ha mejorado el conocimiento del estado de los diferentes procesos en cada momento y cómo ha favorecido una mayor involucración de los políticos en los procesos de gestión. Estos cambios han ocasionado una drástica reducción de los plazos de tramitación de los expedientes.

A continuación también reproducimos las conclusiones del Director de Políticas del Servicio Nacional de Salud del Reino Unido, como consecuencia de la experiencia de transformación de la gestión vivida:

“En un primer momento, los profesionales se muestran implicados y entusiastas. La gente parece divertirse. Posteriormente, el grado de mejora es a menudo extraordinario. En casos más complicados, las transformaciones requieren la revisión de todos los procesos y pueden ocupar al equipo durante una semana entera, o incluso más. También es sorprendente cómo los principios Lean a veces son anti-intuitivos, desafiando las teorías económicas de escala, del proceso por lotes, del trabajo en colas y la especialización. Muchas de estas ideas de organización del trabajo están muy arraigadas y son a menudo erróneas. Lo más sorprendente es la idea de que podemos lograr más haciendo trabajar el sistema de forma menos intensa”.

Beneficios

  • Reducción de tiempos de tramitación
  • Aumento de la eficiencia
  • Reducción de colas en ventanilla
  • Mejora del proceso de archivo
  • Reducción de la necesidad de espacio